Immunization Records

Every child entering a Florida school for the first time needs the Florida Certification of Immunization form (also known as Form 680 or “blue card”). This form must be completed by a physician or a Florida county health department. Please note: Form 680 may be printed on blue or white paper; as long as the form is certified, it is an official form.

Submit Out-of-State Records for Transfer to Alachua County

Below is the process to submit immunization records for transfer. There is a $10 fee due upon submission of forms to complete the transfer. A current working phone number is required to be entered on the immunization records transfer form or transfer will not be processed.

Submit documentation by one of the following options:

• Option 1: Visit our online portal and complete all required fields - FL Immunization Screening Portal
• Option 2: Drop documents off in person at one of DOH-Alachua office locations:
  East Gainesville Clinic-Main Headquarters - 224 SE 24th St., Gainesville, FL
  
  Alachua Clinic - 15530 NW US Hwy 441 Suite 10010, Alachua, FL
  SW Clinic - 816 SW 64th Terrace, Gainesville, FL
• Option 3: Fax documents to DOH-Alachua at 352-334-7943
• Option 4: Mail documents to Florida Department of Health in Alachua County, ATTN: Immunizations, 224 SE 24th St.; Gainesville, FL 32641

If choosing option 2, 3, or 4 you are required to complete and submit the following information to DOH-Alachua at least three weeks prior to school orientation/registration:

• Copies of child's immunization records with the name and date of birth on each page. Send former physicians this authorization form to disclose confidential information if needed to obtain records.
• Completed immunization transfer request form. English Form, Spanish Form, Haitian/Creole Form, Ukrainian Form.
• Copy of valid driver's license/passport of parent completing form.
• Completed Initiation of Services form from the Expedite Your Visit page.

Keep copies for your records; never submit original documents. Make sure writing is legible.

All records will be processed within 48 business hours of receipt. A nurse will notify parent/guardian when record is entered into FLShots and advise parent/guardian if child will need additional vaccines. Illegible/incomplete patient information will not be processed.

Copies of immunization records can be picked up in person. Records cannot be faxed or emailed.

School Age Immunizations Records Request

Parents and/or guardians of those under the age of 18 can request a copy of their child's immunization records for vaccinations recorded in the Florida State Health Online Tracking System (FL SHOTS) by one of the following options:

• Option 1: Contact your child's primary care provider. 
• Option 2: Visit our online portal and complete all required fields - FL Immunization Screening Portal
• Option 3: Visit your local health department and request your historical recods. Photo ID is required. 

To obtain a certified Form 680 it must be requested as named in the portal. Child may need to be evaluated if not up-to-date on immunization schedule. School Entry Health Examinations (Form DH 3040) are by appointment only.

Adult Immunizations Records Request

Adults (aged 18 and over) can request a copy of their immunizations historical records for vaccinations recorded in FL SHOTS by one of the following options:

• Option 1: Contact your primary care provider. 
• Option 2: Visit our online portal and complete all required fields - FL Immunization Screening Portal
• Option 3: Visit your local health department and request your historical recods. Photo ID is required.

Todo niño que ingrese a una escuela de Florida por primera vez debe presentar el formulario de Certificación de Inmunización de Florida (también conocido como Formulario 680 o “tarjeta azul”). Este formulario debe ser completado por un médico o un departamento de salud del condado de Florida. Tenga en cuenta que el Formulario 680 puede imprimirse en papel azul o blanco; siempre que el formulario esté certificado, es un formulario oficial.

Presentar registros de otros estados o paises para transferir al condado de Alachua
A continuación, se detalla el proceso para enviar registros de vacunación para transferencia. Se debe pagar una tarifa de $10 al enviar los formularios para completar la transferencia. Se requiere ingresar un número de teléfono vigente que funcione en el formulario de transferencia de registros de vacunación o la transferencia no se procesará.

Envíe la documentación mediante una de las siguientes opciones:

• Opción 1: Visite nuestro portal en línea y complete todos los campos obligatorios - Portal de detección de inmunizaciones de Florida
• Opción 2: Entregue los documentos en persona en una de las oficinas del DOH-Alachua:
  Clínica East Gainesville - Sede principal - 224 SE 24th St., Gainesville, FL
  Clínica Alachua - 15530 NW US Hwy 441 Suite 10010, Alachua, FL
  Clínica SW - 816 SW 64th Terrace, Gainesville, FL
• Opción 3: Envíe los documentos por fax al DOH-Alachua al 352-334-7943
• Opción 4: Envíe los documentos por correo al Departamento de Salud de Florida en el condado de Alachua, ATTN: Immunizations, 224 SE 24th Street; Gainesville, FL 32641.

Si elige la opción 2, 3 o 4, debe completar y enviar la siguiente información al DOH-Alachua al menos tres semanas antes de la orientación/inscripción escolar:

• Copias de los registros de vacunación del niño con el nombre y la fecha de nacimiento en cada página. Envíe a los médicos anteriores este formulario de autorización para divulgar información confidencial si es necesario para obtener los registros.
• Formulario de solicitud de transferencia de vacunación completo. Formulario en español.
• Copia de la licencia de conducir/pasaporte válido del padre que completa el formulario.
  Formulario de inicio de servicios completo de la página Acelere su visita.

Guarde copias para sus registros; nunca envíe documentos originales. Asegúrese de que la escritura sea legible.

Todos los registros se procesarán dentro de las 48 horas hábiles posteriores a la recepción. Una enfermera notificará al padre/tutor cuando el registro se ingrese en FLShots y le informará al padre/tutor si el niño necesitará vacunas adicionales. La información del paciente ilegible/incompleta no se procesará.

Las copias de los registros de vacunación se pueden retirar en persona. Los registros no se pueden enviar por fax ni por correo electrónico.

Solicitud de registros de vacunación para niños en edad escolar

Los padres o tutores de menores de 18 años pueden solicitar una copia de los registros de vacunación de sus hijos para las vacunas registradas en el Sistema de seguimiento en línea de salud del estado de Florida (FL SHOTS) mediante una de las siguientes opciones:

• Opción 1: comuníquese con el proveedor de atención primaria de su hijo.
• Opción 2: visite nuestro portal en línea y complete todos los campos obligatorios: Portal de detección de vacunación de Florida
• Opción 3: visite su departamento de salud local y solicite sus registros históricos. Se requiere identificación con foto.

Para obtener un Formulario 680 certificado, debe solicitarse como se indica en el portal. Es posible que sea necesario evaluar al niño si no está al día con el programa de vacunación. Los exámenes de salud de ingreso a la escuela (formulario DH 3040) se realizan solo con cita previa.

Solicitud de registros de vacunación para adultos

Los adultos (de 18 años o más) pueden solicitar una copia de sus registros históricos de vacunación para las vacunas registradas en FL SHOTS mediante una de las siguientes opciones:

• Opción 1: comuníquese con su proveedor de atención primaria.
• Opción 2: visite nuestro portal en línea y complete todos los campos obligatorios: Portal de detección de vacunación de FL
• Opción 3: visite su departamento de salud local y solicite sus registros históricos. Se requiere identificación con fotografía.